『壹』 改善時間管理的方法有哪些
改善時間管理的方法有哪些
改善時間管理的方法有哪些，很多人每天忙忙碌碌，但是等到晚上空閑下來的時候，才發現這一天似乎也沒做什麼事情。以下是我為大家精心准備的改善時間管理的方法有哪些，快來看看吧
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1、 創建一個時間審計
說到時間管理，你需要做的第一步就是找出自己的時間到底都花在了什麼地方？就像你可能認為自己只花了30分鍾處理文檔，但實際上這項任務可能已經佔用了一個小時。
記錄時間最簡單的方法是寫日記或下載一個相關應用程序。以此來記錄自己在一周內所做的一切。 然後，你在回顧這一周的數據，找出是什麼佔用了自己的時間。 而有了這些詳細的信息，你也就可以進行適當的調整了。
2、 為每項任務設定時間限制
為你的每個任務設定一個時間限制，這樣可以防止自己分心或拖延。 例如，如果你想為自己的博客寫一篇文章，限制在兩個小時內完成。假設你是在早上的8點開始寫，那你就會盡量在早上10點之前完成。而在某種程度上，它也變成了一種游戲。
由於你在任務和活動之間設置了緩沖區，如果說，你不能按時完成任務，那你仍然可以在不佔用為其他事情預派悔留的時間的情況下繼續其他的工作。
3、 使用待辦事項清單，但不要放棄任務
所有的目標和項目都是由為了實現目標或完成項目而需要完成的較小部分組成的。 為每個目標和項目列出待辦事項清單，列出所有需要完成的可衡量的步驟。除了讓你集中注意力之外，這也能激勵你，因為你能夠看到自己已經取得的成就，以及剩下將要獲得的成就。
4、 提前計劃
你能做的最糟糕的事情之一就是在沒有一天計劃的情況下醒來。 你沒有專注於需要做的事情，而是漫無目的地閑逛，處理更多瑣碎的事情。這就是為什麼自己應該總是提前計劃的原因。
例如，前一天晚上，在你下班之前，用最後15分鍾整理你的辦公室，為明天列出你最重要的事情。而早起的第一件事，就是在你早上的日常工作中，寫下今天需要處理的3到4件最緊急和最重要的事情，並在你最有效率的時候處理完成這些事情。
5、 把你的早晨花在最重要的事情上
馬克 · 吐溫曾經說過: 「如果你的工作就是吃一隻青蛙，那麼最好是放在早上那一餐吃， 如果你的工作是吃掉兩只青蛙，那麼最好先吃掉最大的那隻」。意思就是：你應該在早上處理你最大、最具挑戰性的任務，也就是你一天中最重要的任務。
這也是一個有效的時間管理技巧。 對於初學者來說，通常會在上午有最多的能量。 所以，當你還沒有到精疲力盡的時候，最好去處理這些任務。 而且，你也可以利用這種成就感去度過自己在這一天剩下的那些時間。
6、 學會委派 / 外包
授權和外包可能會變得有點棘手。 對於有些人來說，很難讓別人做自己曾經做過的工作。 對另一些人來說，他們也沒有時間去訓練其他人去完成某些任務。
但是，委派或外包確實會成為真正的節省時間者，因為它可以減少了自己的工作量，這意味著你有更多的時間花在更重要的任務或做更少的工作上。 要麼將責任移交給合格的團隊成員，要麼僱傭有經驗的自由職業者。 而且，如果你確實決定進行內部培訓，那最初的投資最終將會得到回報
7、 減少半工半讀的工作
詹姆斯克萊爾曾寫道: 「在我們這個經常會分心的時代，我們很容易把注意力分散到應該做什麼和社會需要什麼來轟炸自己」。
通常，我們在努力完成某項工作的同時，還要平衡消息、電子郵件和待辦事項清單的需求。 我們很少能完全投入到手頭的工作中。克萊爾把這稱之為「半工半讀」 。比如：你正在寫一份報告，但會隨時停下來，無緣無故地檢查自己的手機。
克里爾發現，克服塵陵正半工半讀的最好方法就是「花費大量時間專注於汪枯一個項目，消除其他所有事情。」 例如，他會選擇一種鍛煉方式，但在鍛煉的時候只會專注於這種方式。 他還會抽出幾個小時專注於一個重要的項目，但會把手機留在另一個房間。
8、 改變你的`時間表
改變自己的時間表，例如，不要睡到早上6:30，提前一個小時起床。 就我個人而言，我發現早上5:15是一天中最有效率的時間，因為它給了我鍛煉的機會，計劃我的一天，瀏覽自己的文章，甚至在沒有被打擾的情況下工作。此外，考慮在周末早點起床，或許還能減少看電視的時間。
9、 在工作和會議之間留出緩沖時間
立即從一個任務或會議跳到下一個看似很繁忙的時間，但它實際上有相反的效果。 我們需要時間通過散步、冥想或者做白日夢來清理思緒和充電。 畢竟，人類大腦一次只能集中注意力大約90分鍾。
如果沒有休息，就很難保持專注和積極性。 安排緩沖區時間也可以防止下次會議延遲。專家發現在任務和會議之間25分鍾是一個理想的緩沖時間量。
10、 組織起來，只做一件事
據數據統計，我們每個人平均每年都有可能會花2、5天的時間去尋找放錯地方的物品。 因此，與其浪費這些寶貴的個人時間，不如把它們組織起來。
首先，為所有的東西建立一個家，並確保物品被放回它們應該放在的地方。 當一天結束的時候，打掃你的工作場所，創建一個文檔管理系統。大多數人認為過多的任務處理都與亂放東西的習慣有關。
11、 遵循80-20法則
帕雷托法則80-20法則表明，80% 的結果都來自於20% 的努力。 這在銷售中很常見，因為80% 的銷售額通常都來自20% 的客戶。當涉及到你應該如何管理自己的時間時，這個原則也可以應用。 因為80% 的結果也會來自20% 的行動。
建議你從「每天查看自己的日程表或待辦事項清單」開始。 為了簡單起見，試著完成5個你需要完成的任務。 使用這個原則，你可以消除掉清單上的大多數項目。 一開始可能會覺得不自然，但隨著時間的推移，這會讓你在最重要的任務上加倍努力。
12、 使用在線日歷
長期以來，日歷一直是管理時間的基本工具。 然而，在線日歷已經將這一點提升到了一個新的水平。 這是因為你可以通過多種設備訪問它，還能很容易地安排會議和約會，設置提醒，創建時間塊，安排重復發生的事件。
13、 停止追求完美
如果你是一個完美主義者，相信在你的眼裡，任何事物都沒有什麼是足夠好的。 這也意味著你會一次又一次地重復同一個任務。 那你的這一天也不會因此變得很有成效。因此，停止追求完美，因為它並不存在，只有盡你所能，繼續前進才能越來越好。
14、 直接說「不」
拒絕無意義的活動或任務。如果你已經忙得不可開交，那就拒絕邀請你去共進晚餐或在某個項目上需要你幫助的同事，直到自己有足夠的空閑時間。
15、 灌輸習慣
《習慣的力量》一書的作者查爾斯 · 杜希格就創造了「關鍵習慣」這個詞 。 簡單地說，這些習慣可以改變你的生活，比如鍛煉、記錄你的飲食、養成日常生活習慣和冥想。這些習慣會取代壞習慣，並且還會吸引其他的好習慣。 因此，你會變得更健康，更專注，更適合管理自己的時間。
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1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等於計劃失敗。
2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。
3、將要做的事情根據優先程度分先後順序。
4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。
5、每件事都有具體的時間結束點。控制好通電話的時間與聊天的時間。
6、遵循生物鍾。將優先辦的事情放在最佳時間里。
7、做好的事情要比把事情做好更重要。
8、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。
9、每分每秒做最高生產力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。
10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。
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一 、記錄和分析時間
做好時間管理的第一步就是弄清楚自己時間的花費，明白自己的時間都去到哪了，做好反思和制定改進的計劃。
平時，可以利用一些手機APP，記錄你每天的時間的花費，這樣可以讓自己有一個清晰的認識。
很多時候，我們會發現，時間會被我們花費在一些無關緊要的小事上，而重要的事情上卻並沒有花很多時間。
找到那些浪費你大量時間的點，然後盡量減少這些任務，或者不做。比如，長時間地看電視，玩游戲，刷微信等等。再比如心情郁悶，不想工作，或者工作效率低等一系列狀況。
對於喜歡的事情，不用太壓抑自己，可以每天做一下，但是必須控制好時間。
二 、確定目標，制定計劃
結果導向，規劃好長期目標和短期目標，把年度目標分解到每個月，做好每天的行動計劃清單。由年拆分到月，再拆分到星期。
以一個星期為一個大的目標單元是比較合適的，因為我們平時可能會有各種各樣的意外，某一天確實做不了事情，所以計劃不能太死板。
目標要符合SMart原則
1、 目標必須明確而清晰
2、 目標必須可以衡量
3 、目標必須契合實際，可以達成
4 、目標要有確定的時間限制
制定每天的計劃和行程，做好每天的行動清單。
怎樣讓任務不拖延？
有時候，我們可能會因為一些意外的因素，某一天確實做不了事。一個防止目標持續拖延方法是: 前一天沒完成的任務減半處理，分別放到第二天和第三天，這樣也不至於第二天一下子任量過大而完不成，或者索性產生放棄的心理。
問題不在於你某一天，或者突然激情爆發連續好幾天做很多事情，而在於持久穩定地做好每天的事務，哪怕你每一天的改變都很微小，等你過完一個月以後，回過頭會發現，你其實是做了很多事情的。
學習的上面，生活的上面，工作的上面，看著這個月完成的這么多事情，你也會感覺自己的幸福感得到了提高，工作效率也提高了。
三 、任務劃分，要事第一
把最重要的事件優先處理，放在精力最好的時間去做。
四、象限分類法
根據事情的重要性和緊急性，我們可以把事件分為: 重要緊急，重要不緊急，緊急不重要，不緊急也不重要四個象限。不同象限的事情區別對待。
1 、明確目標
2 、制定計劃
3 、劃分輕重緩急
四 、量化時間
給自己每個任務適當的時間期限，這個時間是逼自己避免做事拖拉，提高效率，在限定的時間內完成。
這個時間要靈活，不能說很短，完全完不成，需要根據自己以往的經驗來，也不能說很長，這樣會讓自己產生惰性，拖拉心理。
分析哪些因素是可控的，哪些是不可控的，容忍意外的發生，對於不可控的事件留有一定的浮動時間。
工具:
奇妙清單，紙和筆
預計需要花費的時間，並在實際的工作當中，不斷檢查計劃是否切合實際，方便後面作出調整。
五 、寫下每天最重要的三件事
列出清單，通過四象限 劃分輕重緩急，排好優先順序，先做最重要的，然後依次做完一件再做下一件。
早上花點時間想清楚，今天重要的事情有哪些？ 緊急的事情可能有哪些？可以延後的工作有哪些？
每天列出最重要的三件事情，做好這三件事情，再去考慮其他的事情。哪怕其他的任務沒有完成也不要緊，因為你已經把最重要的事情完成了。
把80%的精力放在最重要的20%的事情上。
六、 鎖定目標，專注執行
在一件事情沒有做完之間前，或者沒有取得一定的成果之前，不要去想別的事情。
一次性把一件事情做完，不然到時候又要重新開始，花費很多的時間在轉換不同的事情上面。做完一件事情再做另外一件事情。
番茄工作法
集中精力25分鍾，不要讓自己受到干擾，每25分鍾，休息5分鍾，這25分鍾就專注做一件事情，其他的事情什麼都不要去想，也盡量不要讓外部的環境來打斷你。
七 、養成早起的習慣
每天早起2個小時，你就比別人多了一個上午的時間。實際上，很多人早上九點上班，到十一點半下班，中間也就兩個半小時的時間。
八 、反思總結，改進計劃，加快工作流程
低頭走路，也要抬頭看天，每天，每周都要留給自己反思和總結的時間。
每天晚上反思當天的工作，完成了多少，和原來的計劃相差多少，為什麼沒有完成？如何改進？
對於經常操作的任務做好流程化處理，整理成行動清單，第一步做什麼，第二步做什麼，這樣就不用每次工作都調用大腦思考，減輕負擔，每次只要根據核對經驗積累的行動清單來快速執行。
九 、充分利用好碎片化時間
碎片化時間可以查找一些資料，整理一下最近的思路。碎片化事件盡量集中在一起做完。
碎片化時間可以安排做一些零碎的事件，來最大化碎片化時間的價值。
碎片四象限
根據碎片-整塊時間，碎片-整塊任務，我們可以把時間分成四個象限，比如：
1 、碎片的時間做碎片的任務
2 、碎片的時間做整塊的任務
把任務拆解，化零為整。
3 、整塊的時間做碎片的任務
4 、整塊的時間做整塊的任務。