怎樣做好檔案管理

① 淺談如何做好檔案管理工作

檔案管理工作面臨問題的幾點建議
一.強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用
對於檔案管理人員來說應根據新時期的特點，解放思想，轉變觀念，樹立全新的服務意識，打破傳統的封閉型服務模式，建立開放型、超前性服務模式，主動了解社會需求，進行專題分析研究，大力發掘館(室)藏中的各類信息，運用各種現代化技術手段加大檔案信息資源的綜合開發，為社會提供高效能的檔案信息服務。這樣才能形成一個檔案工作的良性循環，唯有如此，全社會的檔案意識才會真正得到增強。
二.做好檔案工作全程服務意識
1.做好檔案開發利用工作效果的全程服務，實現檔案開發利用工作的價值
在做好超前服務和參與服務工作後，及時總結、歸納、匯集和分析各種利用效果的數據，從中發現問題，找出規律，全程做好服務。看檔案開發利用工作到底為業務工作提供了哪些服務，解決了什麼問題，取得了哪些社會和經濟效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環節和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統，組卷是否合理，鑒定是否准確，檢索工具是否實用等。
2.做好全程服務，加強重點檔案信息資源的二次開發
在全程跟蹤服務過程中，通過對使用單位的調查、借閱內容的統計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發現使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個或今後若干個開發過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。
為此，應該在進一步的.追蹤服務中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續性和內向型，並與相關的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總融合，進行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。
3.做好全程服務，完善檔案開發利用工作的分析和預測
首先應對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎。如檔案利用數量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業、要求、心理狀態、用途劃分等;其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業務特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點分析基礎上，對下一階段開發利用的方向進行預測，包括具體業務部門的需求，發展動態分析，重點利用方向的跟蹤調查以及周期性需求變化等等。
三.提高檔案信息資源的開發利用水平是檔案工作的根本
檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價值。因此，檔案工作者應加強開發利用檔案信息資源意識，通過為國家、社會乃至學校各項工作提供全方位的服務，以充分發揮檔案的作用。
在當今信息化時代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應不了形勢發展需要的。因此，在開發利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動為主動，改變過去那種坐等守攤的狀況。
四.實現檔案管理工作創新的途徑
1.思想觀念的創新
觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網路化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落後觀念。
2.管理方式的創新
檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對於使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由於檔案資源量的有限性，也是由於管理方式落後導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地採集用戶的需要的檔案資源，並對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、准確、高效地為用戶提供服務。
3.服務方式的創新
如何更好地創新服務方式，需要我們在實踐中不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新，使檔案管理工作與國際接軌。

② 如何做好檔案管理

檔案管理，
1、首先要了解你自己手中的檔案，分清楚各類檔案的性質，是一般性文件，還是重要性文件；是長期保存文件，還是只保存幾年就可以銷毀的文件；是通知類文件，還是圖紙類文件，或者是協議類文件。根據不能性質的文件，進行歸檔管理。
2、再要了解你自己手中的檔案的時效性，這文件屬於是跨年文件還是當年文件；如果是跨年文件應該是存入在當年文件中保存，還是應該存入下一年的文件中保存。
3、要了解你自己手中的檔案是流動性（檔案翻閱程度）大，還是保存性大。如果流動性，你就不需要「壓底」存檔，如果檔案在幾年內要進行銷毀的文件，也就不需要「壓底」存檔了。
4、要了解領導，領導是放手讓你管理檔案，還是有要求管理檔案。如果領導有要求管理檔案，那你以領導要求的方式進行改善檔案管理。例如：對於檔案管理來說，有些文件二年要進行銷毀，可是領導覺得這么文件還有必要存放或長期存放，那你只按照領導的要求來做，不能以檔案管理的方式來處理。
5、對於檔案要做好分析和記錄，了解當前什麼文件應該存檔，什麼文件不應該存檔，記錄好存檔文件的性質，保管期限，部門，文件大概內容，編號等。

可能說得不全面，但目前只想到這么些。因為有些時日沒有管理檔案了，而已每個單位具體要求都不一樣，管理時也會因一些因素而在變動，當用書本上的方式來約束你的檔案管理也是不正確。

③ 如何做一名優秀的檔案管理員

要做好一個合格的檔案管理員，首要要了解以下幾點檔案管理員工作職責： 1、負責管理各個部門產生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。 2、建立和完善檔案管理的相關制度。
檔案管理包括檔案收集、整理、保管、保密、利用等多個環節。
具體內容因貴單位性質而不同，因貴單位所在地區而不同，因貴單位領導要求而不同。

④ 怎樣做好檔案管理

檔案管理規定

一、檔案管理
（一）凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
（二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
（三）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
（一）歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
（二）文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。
（二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
（三）定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。

⑤ 怎樣做好檔案管理工作

[摘要]在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足於我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文採用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結果發現：與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。經過認真、細致的分析，得出如下結論：科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。 科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足於我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。 一、做好檔案管理工作的重要意義 做好檔案管理工作一個企業健康發展的需要，檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料 ，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供准確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利於社會各方准確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對於實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。 二、檔案管理工作的邊緣化危險 隨著計算機技術的飛速發展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂於奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利於形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。 三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路 3.1立足於法，搞好建章立制工作法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法許可權，建立一整套有地方特色的檔案法律法規 ，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。 3.2實現檔案管理同現代技術的有機結合隨著計算機網路技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，本文認為：只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先後順序排列列印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既准確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現代科技的一大弊端是計算機網路系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作許可權管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統的操作許可權進行合理劃分，在工作模式和軟體功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日誌，以備日後進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。 3.3檔案管理的根本目的在於檔案利用檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對於把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在於充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時准備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復製件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把死檔案變成活檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。 綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大於挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。

⑥ 怎樣做好檔案工作

作為一名檔案管理人員，特別是要有你親自創建一個公司的檔案管理系統，首先，你要確定本公司的歸檔范圍，什麼文件該歸檔，什麼應該直接銷毀~~還有就是要確定分類法，也就是根據什麼排列，比如說，按年度、按組織機構、按事由要根據本公司的具體情況，有你親自做調查，再一點點的做。電子版的話，也就是電子檔案管理的范疇，你應該建議領導購買專門的電子檔案管理軟體，如果不想要太專業的錄入檔案信息，就用office軟體.

⑦ 如何做好檔案管理工作

您好，我是專門從事檔案管理工作的，但沒管過公司檔案，不知有沒有用。
1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產生部門自己立卷整理，然後統一交到檔案部門集中統一管理。這樣的好處是專業的部門整理自己的文件資料比較系統、條理，也比較熟悉文件產生的來龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來讓你檔案員一個人整理是不現實的，因為你不可能對每個崗位都了如指掌。
2.檔案分類一般可根據文件資料類型，如文書、科技、實物等類別來分，也可根據產生機構來分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實物等大類別下再按部門分類，每個部門產生的文件是一個整體，交到你這里來。
3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒必要每個生產部門單獨編號了，可以統一編檔號。檔案可以按照年度——保管期限——序號來編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號可以整個公司編一個大流水，也可每個部門重新編號。
4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統一填寫。這個很多資料上都有，你也可以自製。目錄與每卷或件檔案的標題、日期、責任者等要一一對應，不然不好檢索。
整理好、編完目錄，就可以提供利用了。這些是大體步驟，其實檔案工作很簡單，按照我說的大概摸索一段時間，你就會掌握的。還可以去你們那所在的政府機關檔案館，去看看實體如何進行也可。

⑧ 如何做好檔案管理

現在政府機關、企業公司都會選擇使用檔案管理系統來進行檔案管理，還靠人力的已經很少了
所謂檔案管理，一般是從檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程式控制制和管理，實現檔案信息管理傳輸的自動化、檔案資料一體化、標准化、規范化和共享化。
國內比較出名的有易度檔案管理系統等