Ⅰ 公司檔案管理方案怎麼寫
人力資源檔案管理方案
對人力資源檔案進行妥善管理,是人力資源管理的重要內容,這樣既能有效地保守人才機密,也可以維護人力資源檔案資料的完整,防止資料損壞.企業建立健全人力資源檔案管理方案是對人力資源檔案進行妥善管理的關鍵.
目錄:
一,員工人事檔案資料管理規定
二,員工培訓檔案管理辦法
三,員工工作業績檔案管理辦法
四,員工檔案保管規定
五,員工檔案利用辦法
附:人力資源檔案管理用表
一,員工人事檔案資料管理規定
概念解說:
員工人事檔案資料是公司進行人力資源管理的重要依據,因此必須制定相應的規章,加強員工人事檔案資料的管理工作.
編寫要點:在制定該文案的過程中需注意如下幾個方面:
(1)明確目的;
(2)闡明員工人事檔案資料包含的內容.
范 文:
××公司員工^事檔案資料管理規定
為了加強本公司員工人事資料管理工作,特製定本規定.
一,各人事命令,通知公布後,連同該隸憑證(申請單或簽呈)合並歸檔.
二,每月初依據人員異動記錄簿編制"人力異動月報表",呈核閱後,列八人事流動率檢查依據.
三,員工若有需要"服務證明書"或"離職證明書",可至人力資源部說明中請理由,由經辦人填寫證明,轉秘書室蓋印.
四,人力資源部應於每月10日編制各主管名冊,送總機備查.
五,人力資源部應備檔案包括如下內容:
1,人力異動案;
2,員工獎懲案;
3,員工考績案;
4,員工培訓案;
5,人事規章案;
6,人事勤務案;
7,人亭報表案;
8,員工福利案;
9,文體活動案;
10,涉外事件案;
11,收發文件登記簿.
六,本規定自公布之日起實施.
二,員工培訓檔案管理辦法
概念解說:
公司培訓員工時應建立員工培訓檔案,並加強對員工培訓檔案的管理,從而使員工培訓工作有據可查.編寫要點:(略)
范 文:
××公司員工培訓檔案管理辦法
一,為了加強員工培訓的檔案管理工作,使員工培訓工作有據可查,特製定本辦法.
二,員工培訓檔案是對員工自進入公司開始所參與過的各種培訓活動的詳細記錄.
三,員工的培訓記錄內容包括:
(1)在職前訓練中,該員工接受各種專業培訓課程的課程名稱,內容,時間,出勤記錄,參加有關考試的試卷,培訓員對該員工的培訓評估以及員工參加職前訓練後的心得體會或匯總報告等;
(2)在崗位培訓中,員工參與的專業或外語的訓練課程考勤記錄,課程情況,考試成績,評估表格,總結報告等;
(3)在工作期間,員工自費參加社會上舉辦的各婁業余進修課程的成績報告單位與結業證書復印件等有關材料.
四,員工培訓檔案與其工作檔案一起被公司人力資源部作為對員工晉升,提級,加薪時的參考依據.
五,員工的培訓檔隸也是公司培訓部發掘與調配人才的原始依據.:
六,本辦法自公布之日起實施.
三,員工工作業績檔案管理辦法
概念解說:
為了激勵員工,公司應對員工的工作業績及時進行記錄,建立員工績效檔案,加強績效管理.
編寫要點:(略)
范 文:
××公司員工工作業績襠案管理辦法
一,本辦法是為了對員工工作業績廈時進行記錄,方便績效考核工作,加強績效管理,激勵員工.
二,要建立工作業績檔案,對各段時期的工作要有評價和考核,對其主要表現記入檔案.考核標準是依據崗位責任制中心的職責范圍等內容,考核工作可分配到各部門進行,最後由人事部匯總.
三,建立員工工作業績檔案的目的是便於對員工正確全面地評價,對工作突出,成績和貢獻較大者要給予表揚,獎勵,晉級等.對工作不踏實,消極怠工,屢屢出現差錯者要進行批評,處罰,降級或撤職.
四,員工工作業績檔案的內容,主要有以下幾個部分:
1文件材料.主要文件包括員工人事調動表,勞動合同書,員工身份證,專業文憑,證書,待業證明等文件的復印件等.
2考評記錄.主要是《員工工作表現評估表》.公司實行制度化的評估工作,對員工工作表現定期進行孝評.考評記錄可比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用.
3出勤記錄.員工每月的考勤統計按年度匯總歸納,以專設的統計表格形式存入員工工作檔隸.員工出勤情況的記錄是員工工作態度的反映側面,體現了員工對企業的忠誠和對工作的責任感.
4獎懲記錄.員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力,可依賴程度,工作責任心廈工作態度的一種檢驗足度,也是考察員工表現,使用與提拔員工的重要依據.
5職級變更.員工在工作中,由於工作表現廈服務年限因素,其職務,級別與工資待遇等內容會有變化,這種變動也體現了員工工作能力,工作表現,貢獻大小.因此,員工工作檔案中對員工職級的變動記錄是考
查員工工作表現的客觀依據.
五,在員工檔案中,還要搜集員工工傷情況記錄,客人表揚或投訴員工的信件(復印件)等資料.這對於全面,有效地考查員工表現都有重要作用.
六,本辦法自公布之日起實施.
四,員工檔案保管規定
概念解說:
檔案保管是員工檔案管理的一項重要內容,因而公司應當建立相應的檔案管理規章,加強檔案保管工作.
編寫要點:員工檔案保管規定通常包括以下幾項內容:
(1)檔案資料的歸檔;
(2)檔案的保密;
(3)檔案的轉遞;
(4)檔案的統計;
(5)檔案的檢查核對.
范 文:
××公司員工檔案保管規定
一,檔案資料的歸檔:檔案管理人員應該對新形成的檔案材料廈時歸檔,歸檔的大體程序
1,對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求
2,按照材料的屬性,內容確定其歸檔的具體位置;
3,在目錄上補登材料名稱及其相關內容;
4,將新材料存入檔案.
二,檔案的保密:企業制訂檔案保密制度的具體要求如下:
1,對於較大的企業,一般要設立專人負責檔隸的保管,應齊備必要的存檔設備;
2,庫房應備有必要的防火,防潮器材;
3,庫房,檔案櫃保持清潔,不存放無關物品;
4,任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合;
5,無關人員不得進入庫房,嚴禁吸煙;
6,離開時關燈關窗,鎖門.
三,檔案的轉遞:檔案的轉遞一般是由於工作變化等原因引起的,轉遞的大致程序如下:
1,取出應轉走的檔案;
2,在檔案底賬上注銷;
3,填寫《轉遞人事檔隸材料的通知單》;
4,按發文要求包裝,密封.
檔案在轉遞中必須遵循保密原則,一般通過機要通道轉遞,不能交由本人自帶.另外,收檔單位在收到檔案核對無誤後,必須在回執上簽字蓋章,且及時退回.
四,檔案的統計:企業人事檔案的有關情況應進行統計.人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
1,人事檔案的數量;
2,人事檔隸材料收集補充情況;
3,檔案整理情況;
4,檔案保管情況;
5,利用情況;
6,庫房設備情況;
7,人事檔案工作人員情況:
五,檔案的檢查核對:企業應該對人事資料檔案進行定期或不定期檢查與核對.
檢查人力資源檔案的內容時,既要對人事檔案材料本身進行檢查,如查看其是否有霉爛,蟲蛀等;也要對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等.
在下列情形發生後,應對人事檔案進行徹底檢查與按對.
1,突發事件,如遺失,被盜或水災之後;
2,對有些檔案發生疑問後,如不能確定某份材料是否丟失;
3,發現某些損害之後,如發現材料發霉,發現蟲蛀等.
五,員工檔案利用辦法
概念解說
檔案利用如同檔案保管,是員工檔案管理的一項重要內容,因而同樣需要建立相應的規章加強檔案的利用管理.
編寫要點:員工檔案利用辦法通常包括如下幾個方面的內容
(1)目的;
(2)檔案的利用方式;
(3)檔案利用操作規程.
范 文:
××公司員工檔案利用辦法
一,目的:公司為了高效,有序地利用檔案材料,特製定本辦法.
二,檔案的利用方式:人事檔隸的利用方式主要有三種:
1,設立閱覽室以供利用查閱.閱覽室一般情況下都設在人力資源檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理.這便於查閱指導,監督,便於防止泄密和丟失等.
2,借出使用.在滿足以下條件時,企業可以將人事擋隸借出使用:
(1)本企業領導需要查閱人事檔案;
(2)公安,保衛部門由於特殊需要必須借用人事檔案等.
注意借出的時間不宜過長,到期未還者必須催還.
3,出具證明材料.通常情況下,出具的證明材料可以是人事檔案部門按相關文件規定出具的情況或證明材料,也可以是人事檔案材料的復印件.
要求出具材料的原因一般是入黨,入團,提升,招工或出國等.
三,檔案利用操作規程:檔案利用中各種萬式的操作規程如下:
1,查閱手續
(1)首先,由申請查閱者出示書面查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,理由,目的,查閱人的概況等情況;
(2)其次,查閱單位(部門)蓋章,負責人簽字;
(3)最後,由人事檔案部門審核,批准.人事檔案部門對申請報告進行審核,如果理由充分,手續齊全,則給予批准.
2,外藉手續
(1)首先,由借檔單位(部門)寫出借檔報告,其內容與查檔報告相似:
(2)其次,由借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字;
(3)再次,人事檔隸部門對借檔單位進行審核,批准;
(4)然後,進行借檔登記,把借檔的時間,材料名稱,理由,份數等寫清楚,並由借檔人員簽字;
(5)最後,歸還檔案時,及時在外借登記上注銷.
3,出具證明材料的手續:單位,部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:
(1)由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章;
(2)人事檔案部門按照有關規定,並結合使用者的要求,提供證明材料:
(3)證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然後登記,發出.
附:人力資源檔案管理用表
一,人事登記表
表1 ××公司人事登記表
編號 姓名 到職
日期 性別 出生
日期 籍貫 身份證
號碼 戶籍所在地 最高
學歷 離職
日期
二,人事檔案管理卡
表2 ××公司人事檔案管理卡
全
宗
號 目
錄
號
案
卷
號
耪 出 歸 還
日朝 單位
名稱 經手人姓名 庫房管理
人員簽字 日期 庫房管理
人員鑒字
三,檔案調閱單
表3 ××公司檔案調閱單
檔案名稱
審批
調閱人
檔號及件數 還卷日期 年月日經收人簽章
共宗件
注:本單一式二聯,第一聯於案卷退還後由檔案室退還調卷人,第二聯留存檔案予"備查".
四,人事檔案資料卡
表4 ××公司人事檔案資料卡
姓名 性別 血型 籍貫 省 縣
市 出生
日期 照片
住址 現址 身份證 字 第 號
遷移 統一編號
遷移 勞
保 投保日期 年月日 保卡號碼
通訊地址 電話 退保日期 年月日
特長 保證人 姓名 離廠 事由
愛好 住址 日期
學習經歷 學校名稱 科
(系列) 畢業時間 經歷 服務處所 擔任職務 起訖日期 薪資 津貼
家庭成贈 關系 姓名 年齡 職業
薪資
核定 到任日期 薪資金額 派任單位 職稱
董事長 總經理 副總理 經理 廠長
介
紹
人 姓名 關系
住址 電話
五,檔案內容登記簿
表5 ××公司檔案內容登記簿
類號
案號 內 容 備 注
六,檔案明細表
表6 ××公司檔案明細表
保險庫號 櫃位號 擬存至何時
公司 部門 文件名稱內容 類別 入庫日期 出庫日期 收件人簽收
年 月 日 年 月 日
審核: 王管: 經辦人:
七,人事檔案備考表
表7 ××公司人事檔案備考表
機關名稱: 立卷單位名稱:
案卷目錄號: 案卷號:
本卷(簿)內的文件張數:
本卷(簿)內需說明的情況:
立卷人: 檢查人:
年 月 日 年 月 日
八,歸檔案卷目錄
表18 ××公司歸檔案卷目錄
全宗號: 目錄號: 部門
案卷順序號 正卷類目號 案卷標題 起止日期 卷內張數 保管期限 備注
九,閱檔催還單
表9 ××公司閱檔催還單
同志:
經查:您所調閱的下列檔案還期已逾,為方使他人使用和管理.望依檔案
調閱規則於 日內退還.
檔號
文號
名 稱
借期 原定
還期 數
量
備注
宗 冊
十,閱檔催還單存根
表lO ××公司閱檔催還單存根
借閱人:
檔號 文號 名 稱 借期 原定
還期 數量 催單發出日期
宗 冊
十一,檔案存放地點表
表15一11 ××公司檔案存放地點表
全宗名稱: 全宗號:
隸卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案捲起止號數 存放位置
樓 層 房間 檔架(拒) 欄 格
十二,檔案存放情況表
表12 ××公司檔案存放情況表
樓: 層: 房間:
檔架(拒) 欄 格
全宗號 全宗名稱 案卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案捲起止號數
十三,檔案案卷封面
表13 ××公司檔案案卷封面
(鄭宗脊背)卷宗號 目錄號 案卷號 二0 年
×××檔案室
卷宗號
目錄號
宗卷號
單位名稱
歸檔部門名稱
(卷名)
案卷類目中的條款號: 歸檔時的案卷號:
自 年 月 日起至 年 月 日止
根據 檔案材料保管期限表第 條
本卷內共 張
保管 年
××××檔案室
卷宗號
目錄號
宗卷號
Ⅱ 檔案管理制度
檔案基本管理制度
檔案管理制度
1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。
2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。
5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。
檔案統計制度
1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。
2、及時、准確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類、製成材料、設備和裝具統計。
4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。
5、有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、准確無誤。
檔案安全保密制度
1 、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度加強管理，防止丟失、泄密。
2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批准，否則不準摘抄、復印。
3、需要帶回使用的檔案，需經領導批准，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。
4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批准後，方可調閱。
檔案查閱借閱制度
1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，註明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。
2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任批准；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批准，方可查閱。
3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批准；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。
4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。
5、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤後，簽字蓋章，否則無效。
6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。
7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，並採取補救措施。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。
2、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班後要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發生。
4、庫房內要保持清潔衛生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
機關檔案歸檔制度
一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。
二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。
六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續 。
國土資源專業檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結捲成。形成檔案的有機聯系，便於查找和利用。
3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要准確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫。
5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置於卷首，備考表置於卷尾。目錄和備考表都不算頁數。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內文件材料要去掉金屬物，並對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，採用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，註明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，並編寫案卷目錄並要求列印，一式三份，於每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。
文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特製定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文簽批單，最後是底稿；轉發文在前，被轉發文在後；批復在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、採用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、組件後在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便於查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數要用0佔位。
8、歸檔文件目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。
3、整理會計檔案時鑒於過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對於破損、缺頁、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先後順序排好，然後將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制，使其能完整、准確的反映卷內內容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其餘兩份一並交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了後，可在財務科保管二年期滿後，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，並辦理移交手續。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特製定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便於查找利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，註明查（借）閱目的，用後及時反饋利用效果。
2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。
3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。
4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續藉手續。
5.如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導並由檔案辦公室主任批准;查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批准。
6.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、塗改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，並簽名確認。
三、利用者在利用檔案後，無法當場確定利用效果時，應將「利用效果登記表」帶回，而接待人員要及時催繳「利用效果登記表」。
四、檔案員收回的「利用效果登記表」，應及時整理。
Ⅲ 檔案管理制度
文件檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特製定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標准化、制度化、規范化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案「八防」工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否復印等相關內容。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。