⑴ 如何做好外包管控
導語：避免延誤要避免項目發生延誤，計劃中要預留足夠的時間來進行上述確認工作。由於雙方工作地點的緣故，原本只需一天的確認會議便可能耗費兩天或三天的時間來完成。議程中所達到的共識也可能需要時間來讓外包商做出適當的修改才能讓企業正式確認。
如何做好外包管控
一、選擇承包商
1.競標邀請
首先由外包管理小組負責人起草“外包項目競標邀請書”，然後與候選承包商建立聯系，分發“外包項目競標邀請書”及相關材料。然後，候選承包商與委託方有關人員進行交流，進一步了解外包項目，撰寫應標書，並將應標書及相關材料交付給外包管理小組負責人(用於證明自身能力)。應標書的主要內容有：技術解決方案;開發計劃;維護計劃;報價等。
2.評估候選承包商的綜合能力
外包管理小組對候選承包商進行粗篩選，對通過了粗篩選的承包商進行綜合評估。外包管理判侍陸小組要和候選承包商進行多方面的交流，依據“評估檢查表”評估候選承包商的綜合能力。將評估結論記錄在承包商的“能力評估報告”中。
3.確定承包商
外包管理小組給出候選承包商的綜合競爭力排名，並逐一分析與其建立外包合同的風險，選出最合適的承包商。將結論記錄在“承包商能力評估報告”中。
二、簽訂外包合同
外包管理小組和承包商就合同的主要條款進行協商，達成共識，然後按指定模板共同起草合談戚同。雙方仔細審查合同條款，確保沒有錯誤和隱患。雙方代表簽字，合同生效。
三、外包開發過程
由於外包項目的合作雙方在地理位置上“天各一方”，外包管理小組不可能同外包公司的開發人員經常直接接觸。雙方的通訊交流對項目管理就至關重要。成功的外包公司都對發包公司提供基於Web的全天候24小時編程監測跟蹤系統，讓發包公司能連續訪問對方的伺服器和資料庫，及時了解進度和開發升級。
發包公司還要求訪問處於開發中的文件和代碼，承包公司應提供這種跟蹤工具，把工作進度無保留地提供給對方。沒有這層信任基礎，外包項目往往做不大，而且多半會泡湯。
管理好外包項目甚至還包括互訪。有家美國的發包公司發現對方第一次提交的軟體寫得相當蹩腳，決定進一步與之溝通。他們把對方開發人員請到美國，參觀商務操作流程，增進掘頃開發人員對商務應用的理解。比如我公司在本次IBM的試驗項目中，就明確規定每季度派項目組成員赴美國工作一周，以增強相互理解。
1.驗收准備
承包商准備好待驗收的工作成果，並將必要材料提前交給外包管理小組。雙方確定驗收的時間、地點、參加人員等。
2.成果審查
驗收人員審查承包商應交付的成果，如代碼、文檔等，確保這些成果是完整並正確的。
3.驗收測試
驗收人員對交付的產品進行全面測試，確保產品符合需求。
4.問題處理
如果驗收人員在審查與測試時發現工作成果存在缺陷，則外包管理小組應當視問題的嚴重性與承包商協商找出合適的處理措施。如果工作成果存在嚴重缺陷，則退回給承包商。承包商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協商第二次驗收的時間。如果給驗收方帶來了損失，應當按合同約定對承包商做出相應處罰。如果工作成果存在輕微缺陷，則承包商給出糾正措施後由雙方協商是否需要第二次驗收。
5.成果交付
當所有的工作成果都通過驗收後，承包商將其交付給外包管理小組。外包管理員通知本機構的財務人員，將合同餘款支付給承包商。由雙方責任人簽字認可。
如何做好外包管控
建立良好合作模式
外包開發的軟體不能達到企業的質量要求，我們往往會在第一時間把罪過推給外包商。但實際經驗告訴我們，很多失敗的原因是企業本身沒有提供一套完整的軟體系統規格說明、沒有跟進開發的進度、沒有定期與外包商溝通與協調、沒有在開始時建立好質量指標和測試流程或者沒有做出適當的技術和開發環境的評估。但最重要的一點，是沒有在決定軟體外包時處理好雙方合作模式與關系的建立。
保障溝通
內部開發項目所需人力資源大致分為兩組：一是技術人員，另一組是配合技術人員的業務人員(他們是所建信息系統的潛在用戶)。外包項目除了需要部分技術人員和用戶群體參與外，更增加了一組外包商的資源。有些外包商更會指派一名聯絡人員負責聯系與協調，而他們的技術人員只在後方負責項目的開發。這種運作模式要盡量避免，因為外包商指派負責聯系的人員往往是業務人員的`背景，對技術的細節不能全面把握，把有關信息傳達到技術人員的時候便會有所差異。所以我們的首要任務是讓外包商明白負責項目聯系的人員必須是開發小組的主管。這名開發小組主管是直接參與開發項目的主要人員，如此才能夠有效地進行溝通和監控。
做好計劃
項目經理首先需要做出一個詳細的、完整的項目計劃，並在計劃中詳細地列清楚每一件工作需要哪方面的哪些人力來共同執行。在計劃中的每一個進度都需要進行確認才能繼續。例如外包商在完成系統分析後，需要把分析的結果讓客戶理解，好讓企業能夠確認外包商對整個系統的理解和分析與企業本身對項目的需求和分析達成一致，這樣才能讓外包商進行其後的模塊設計。不然設計出來的模塊組合便有可能與企業的需求不太一樣，存在質量和最後上的差異。這些差異也將會引發企業將來在系統維護、更新、增加功能模塊、升級、集成等各方面的嚴重問題。
避免延誤
要避免項目發生延誤，計劃中要預留足夠的時間來進行上述確認工作。由於雙方工作地點的緣故，原本只需一天的確認會議便可能耗費兩天或三天的時間來完成。議程中所達到的共識也可能需要時間來讓外包商做出適當的修改才能讓企業正式確認。也只能在正式確認後才能夠進一步繼續接下來的工作。
⑵ 如何有效對物業外包方進行管理 列舉
一、注重合同條款的可操作性，特別是質量標准和考核方法
合同是雙方合作的依據，合同內容訂立是否充分及是否具有可操作性，對於以後的監督管理工作起到直接的作用。合同的訂立是監管工作的第一步，也是最重要的一步，它關繫到以後工作的監管能否順利進行。切合實際的質量標准，將更加便於管理人員的監管。
二、處理好物業公司與外包公司的關系
物業公司與分包單位的關系，是合作的關系。作為一個企業，他們有自己的管理制度、管理方法和管理資源，物管公司去監管他們的工作，不能總是用「你們要怎麼做……」、「要聽我的……」等等的話，而是多講建議性的話如「你們可以……」、「你們可以考慮……」如果經常要外包公司按自己的意願去做，長期下去可能會制約專業公司的技術發揮，陷入「幫人家管理公司」的境地，起到相反的效果。「我們只要效果」是我們要求的標准。當然，對於日常監管發現的問題，物業管理公司要主動提出，並要求他們限期整改。
三、注重結果更要注重過程
好的服務質量=專業技術+良好溝通+考核制度，溝通就是通過交流，使大家清楚雙方的工作內容、工作程序和所要達到的工作效果（物業公司的監管工作程序也要讓專業公司知道）。縱觀現階段的專業公司，由於他們比較專注於業務（技術）水平，造成他們所考慮的問題僅局限於本崗位專業而忽略了服務水平，他們還未真正認識到他們在區域內是提供服務的，隸屬服務行業，專業技術只是一部分，服務管理才是最重要的。
四、注重監管過程的記錄，為以後評估提供依據
專業公司在服務區域內工作業績如何，主要是通過物業公司人員日常檢查和住戶的滿意程度表現出來的。特別是住戶反映/投訴的問題，我們要做好登記及跟蹤；對於檢查發現的問題，物業管理公司要做好記錄，並在一定的時間進行匯總、評估，評估內容要包括服務管理與專業技術管理，具體可以包含以下方面：
1、每月巡查（即根據合同的條款及標准進行檢查）發現服務不到位的宗數；
2、管理處巡查提出整改後處理、跟進的情況；
3、每月收到有效投訴宗數。可以設定宗數，一般為5—10宗/月；
4、螞孫有無違反公司/小區規章制度；
5、每月的工作計劃和每月的工作總結。總結的內容要包括當月工作的內容、存在的問題和需要管理處配合協調解決的事情；
6、各項技術服務質量是否合格及服務是否到位。
五、運用多種監管手段，加強日常管理
在雙方簽訂的合同中，雙方已約定好權利與義務。對於在服務過程中達不到要求的，物業公司人員可以在巡查的基礎上，指出他們存在的問題，運用自身的權利進行監管、處罰。通常採取的方法可以有以下幾種：
1、當場向崗位員工指出問題，現場整改；
2、與駐場專業負責人溝通，限期整改；
3、發《整改通知書》，通常是發現的問題經2次口睜物滲頭提醒，專業公司仍未整改的；
4、找其他專業公司進行代整改，費用由責任公司出；
5、扣罰工程款，一般在當月發出《悉脊整改通知書》累計2份以上的才扣罰工程款；現階段，很多物管公司處罰專業公司採取的最多的方法是扣罰工程款，但扣罰工程款只是考核專業公司的一個手段，而不是唯一的手段。
6、中止服務合同。是所有手段的最後選擇。
通過以上的手段可以看出每種方法是環環相扣的，既可以單獨使用，也可綜合同時使用。