㈠ 電子文件管理應遵循什麼原則
電子文件管理應遵循的原則有：合法性原則、完整性原則、可信性原則、統一性原則、時效性原則、保密性原則、可回溯性原則、質量管理原則。
1、合法性原則：應符合國家相關法律法規的要求，確保文件的合法性和合規性。
2、完整性原則：要保證文件的完整性，即文件的內容不被篡改、丟失或損壞，能夠真實地反映事實。
3、可信性原則：要確保文件的可信性，即文件的真實性、准確性和可靠性，防止虛假信息的出現。
3、數據安全和訪問許可權：確保電子文件的安全性，使用強密碼保護敏感文件和文件夾，並根據需要設置文件的訪問許可權，以限制對文件的訪問和編輯。定期審查和更新訪問許可權，以確保只有需要的人可以訪問相應的文件。
4、文件分類和標記：使用合適的標簽、標記或元數據來分類和歸檔文件，以便更方便地搜索和檢索文件。根據文件的類別、日期或重要程度等因素，應用適當的標記和元數據來整理文件。
5、文件的定期整理和清理：定期進行文件整理和清理，刪除不再需要的舊文件和過期的數據，以保持文件夾的整潔和可用空間的充足。