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组织者思维怎样管理复杂项目

发布时间: 2024-11-30 04:25:24

① 做好一个项目(任何一件事)的项目思维如何建立

很多项目经理在接到项目任务时,是没有获取到项目关键信息的,也就是说这个项目如何开展是有很多信息是不明朗的。在问题并没有搞清楚以前,盲目地开展只会让事情做得越快错得越快,做得越多错得越多。那么这个时候需要做哪些事情?问一些什么样的问题来把这个项目所需要的信息都收集齐全,才会有一个全面的了解和理解以此保证高效完成项目?今天,我们用一个5W+2H的分析模型,分别包括 What,Why,Who,When,Where,How,How Much等关键信息,帮助大家快速澄清问题,对项目有个全面的了解和理解。
What——是什么
稍有经验点的管理者,一般都会想到很多东西,项目的目标是什么?项目完成以后我们提交的成果是什么?我们暂且把它称之为What——是什么。进一步来说,这个成果应该如何呈现?比如:如果是消费电子产品的开发项目任务,它应该做一个什么样的产品呢?有没有一个明确的定义?有没有描述这个产品所呈现的颜色、性能,达到的功能,甚至需要保证的质量水平等。这些问题,最好都能在指派任务的时候就提供出来,通过一个书面的文档进行完整的描述。
Why——为什么
除了我们所需要的项目任务,交付的产品,这些典型信息外,你还需要问一下为什么?为什么要做这个项目呢?是因为原来的产品销量不好而要开发一款替代产品呢?还是要进入新的领域?或者说是想通过这个产品,跟某些客户建立起非常重要的合作关系,至于盈利反而是次要目标?又或是客户对我们原有的某款产品的某些功能、某些特性表示非常的不满,要求我们去改正,升级优化。这算不算一种原因呢?同样,还可以有另一种原因,比如我们内部的规划人员,认为这种产品,有利于丰富我们自己的产品线,帮助我们在未来的市场中获得更多的市场份额。诸如此类原因,我们把它称之为 Why——为什么。
Who——谁来做
得知一个what项目和清楚why to do后,那么谁来做呢?当然接到项目任务书的我们需要去做,可是真的只是我吗?
通常我们去定义一个项目,通常这个项目可能具备一定的复杂性。需要我们建立一个团队去执行,那问题随之而来:需要一个什么样的团队?领导希望我找谁?我找的人,他的能力满足我们的要求吗?如果这些问题都是否定的,我可不可以去外边找人支援?而如果找外援,我们的经费足够吗?领导会给我一定的预算吗?这一系列的问题都存在,也应该进行追问。不追问清楚,则说明 Who 的问题并没有回答清楚。
When——什么时间
明天就要,下周就要,下个月就要,下季度要,还是明年才要?显然,这几个不同的时间节点,对应的要求也不一样的,对应的 工作难度、管理要求都有不同。另外除了最后结项时间外,中间有没有一些标志性的事件需要有明确的时间呢,这个也是需要我们重点要考虑的。
Where——什么地点
特别是企业有多地域办公,客户、供应商都分布在不同位置,或者是我们的项目成员,分布在不同区域办公时,Where这个问题也非常重要,因为在哪里,会导致我们的不一样的工作模式,不一样的工作流程。
How——怎么样
随着问题越来越清楚,我们心里还是有一些疑团想要找到答案:怎么做呢?有一些领导会说,项目怎么做,你要自己想办法。另一些时候,领导则会有明确的要求,罗列出具体的一二三。这些内容分别阐述了如何做的问题,也就是 How。
在这个问题上,有时候,领导给的是指导性的要求,也有时候是约束性的要求,当然,也有时候是建议性的提示,需要我们恰当地识别和对待。
How Much——多少钱
除了上面这些问题之外,还有一个重要的问题还没有提到,那就是做这个项目到底花费多少钱呢?可以用 how much 来看,也就是我们的项目预算问题,那问题又来了,我怎么知道要多少预算?领导说,那你说要多少呢?你好好地估算一下啊。于是,问题变成如何估算了。一般来说一套方案对应一套的预算总额,而每个预算,又要满足领导提到的几个约束性的特殊要求,在这种情况之下,领导希望你去估算每一种解决方案的预算,并且要求你给出一个建议。
综合上面所述,在项目经理实际工作接到项目任务后,需要快速组织人员,花费一定的时间和精力,把上面提及的问题快速整理一遍、调查一遍、研究一遍,通过把这些问题的答案找出来,来把这些问题澄清,才能形成一个比较完整的草案去跟领导汇报。也正是因为有了这个过程,我们对这个项目的各种信息,才会有一个全面的了解和理解。